Agenda et rendez-vous
Organisation des créneaux, rappels et préparation des informations utiles avant chaque rendez-vous professionnel.
Secrétariat externalisé
Secrétariat externalisé pour TPE et PME
Un appui administratif régulier pour maintenir une organisation fluide, même lorsque votre équipe ne dispose pas d’un secrétariat interne.
Une mission cadrée
Un secrétariat dimensionné à votre activité
Une petite entreprise n’a pas toujours besoin d’un poste de secrétariat à temps plein. Elle a pourtant besoin de documents propres, d’un agenda suivi et d’informations faciles à retrouver. Le secrétariat externalisé permet de confier ces tâches à distance selon un volume défini, sans embauche ni coût fixe permanent.
VirtuAssist intervient comme support organisé de votre entreprise. L’objectif n’est pas de modifier vos méthodes du jour au lendemain, mais de fiabiliser les tâches récurrentes, clarifier les responsabilités et réduire les oublis.
Courriers et documents
Création, correction et mise en page de courriers, comptes rendus, présentations et documents courants.
Classement partagé
Organisation cohérente des dossiers numériques afin que votre équipe retrouve rapidement la bonne version.
Coordination administrative
Transmission des éléments aux bons interlocuteurs et suivi des actions prévues dans le périmètre convenu.
Pour qui ?
Un accompagnement conçu pour les petites structures
Le service s’adresse aux TPE et PME qui souhaitent absorber une charge régulière sans recruter immédiatement, remplacer temporairement une ressource ou remettre de l’ordre dans un secrétariat devenu difficile à suivre. Les interventions peuvent être ponctuelles, mensuelles ou adaptées à une période plus chargée.
Notre méthode
Quatre étapes simples
- 1
Inventaire des tâches récurrentes et des documents actuellement utilisés.
- 2
Choix d’un canal de demande et d’un mode de classement commun.
- 3
Planification du travail selon les priorités et délais validés.
- 4
Compte rendu synthétique pour garder une visibilité sur les actions menées.
Périmètre clair
Le secrétariat externalisé couvre uniquement les tâches acceptées dans le devis. VirtuAssist ne se substitue ni à une permanence téléphonique, ni à un service juridique, comptable ou de paie.
Services complémentaires
Construire un accompagnement cohérent
Questions fréquentes
Avant de nous confier une mission
Le service remplace-t-il une secrétaire salariée ?
Il constitue une alternative souple lorsque le besoin ne justifie pas un poste permanent ou lorsqu’un renfort ciblé suffit.
Pouvez-vous travailler quelques heures par mois ?
Oui. Les packs débutent à cinq heures mensuelles et un devis sur mesure reste possible.
Intervenez-vous dans nos locaux ?
L’accompagnement est conçu pour être réalisé à distance, avec vos outils numériques et des modalités de suivi définies ensemble.
Présentez-nous votre besoin
Nous vous répondons sous 24 heures ouvrées pour définir le périmètre adapté.